7 раз отмерь или 7 шагов к успешному внедерению ПО.


НАШИ
ПРОДУКТЫ

Наш новый сайт

Мастер-Тур 15

Мастер-Тур 2009

Мастер-Web

Мастер-Interlook

Мастер-Interlook Web

Мастер-Центр оплат (для 1С)

Мастер-Финансы

УСЛУГИ

Абонентское обслуживание

Правила обращения

Обучение

Консалтинг

БАННЕРЫ










МЕГАТЕК - информационные технологии на главнуюпоискнаписать письмо
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТУРИЗМЕ
       О КОМПАНИИ       КЛИЕНТЫ       ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ       ЦЕНЫ       ПОДДЕРЖКА ВЕРСИЙ       НАШ БЛОГ      

  7 раз отмерь или 7 шагов к успешному внедерению ПО.

Об использовании технологий туристическими компаниями на страницах различныъ изданий и на многих мероприятиях АСТТ говорилось много и, кажется, эти разговоры дают понемногу свой результат. Если еще не так давно туроператоров и турагентств, использующих серьезные технологические решения можно было пересчитать, то теперь едва ли найдется компания, так или иначе, не пытающаяся использовать современные IT решения в своей работе. Поэтому вопрос сейчас не в том использовать IT решения или нет. Вопрос уже ставится по-другому - насколько полно руковолителям и персоналу туристических компаний удается внедрить IT решения.

Какова типичная, на мой взгляд картина сегодня ? Рост численности персонала, изменение качества продукта, его усложнение, увеличение объемов продаж – все эти факторы очень быстро приводят руководство компании к пониманию необходимости автоматизации существующих бизнес-процессов. Как следствие приобретается то или иное программное обеспечение для автоматизации туристического офиса. Руководство облегченно вздыхает – софт куплен, основные проблемы решены. Остается только установить программу, обучить персоналу и пожинать плоды своего труда. Каково же бывает удивление директора, когда через 2-3 месяца, он с удивлением обнаруживает, что сотрудники по-прежнему работают по старинке, программный продукт, за который были заплачены нелегким трудом заработанные деньги «пылится» где-то на свалках файловой системы. Как же так вопрошает директор, собрав весь топ-персонал ?. За что собственно боролись !!! Далее идут два варианта: «этап жестких реформ» или «новый виток». Если руководство достаточно опытное и может управлять своим персоналом, тогда «новый виток» пропускается и сразу наступает «этап жестких реформ», но об этом чуть позже. Если же нет, если персоналу удается убедить руководство, что проблема в купленном софте, дескать не так работает, не выполняет супер нужные нам функции, не удовлетворяет всем нюансам нашего туристического продукта. А мы-то (менеджеры) на самом деле ого-го, нам-то (персоналу) новое только подавай, за нами дело не станет. В этом случае покупается другой программный продукт, на это раз уже безусловно правильный, и такой какой надо. Правда через, примерно тот же промежуток времени ситуация опять повторяется. И тогда наконец-то наступает этап хоть какого-то внедрения, потому что второй раз руковдство уже провести не удется. Проводятся занятия по обучению работы в купленной программе, вводятся жесткие санкции, типа: зарплату получат только те менеджеры, которые используют в своей работе новую программу, персонал заставляют готовить отчетность в программе и т.д. и т.п. И эти меры потихонечку дают свой эффект. Совсем несгибаемые увольняются из компании, остальные потихоньку привыкают и начинают использовать софт. И еще через несколько месяцев уже не понимают как они раньше могли обходиться без такой замечательной (местами) программы. Конечно есть проблемы, пожелания , но в целом ситуация стабилизируется.

Итак, примерно через полгода-год купленный программный продукт реально используется, практически помогает решать какие-то проблемы, все вроде бы хорошо. Но вот только мало кто из руководителей задумывывается насколько эффективно используется софт. Практически никто не ставит задачу себе, топ-персоналу - выжать из софта еще что-то, что поможет снизить себестоимость продукта, снизить затраты, повысить эффективность работы, увеличить объемы, потоки. Возможно я несколько сгустил краски, рисуя столь безрадостную картину. Возможно, что в Вашей компании все обстоит совсем по-другому. Что ж, я только искренне за Вас порадуюсь. Но как же быть другим руководителям, которые все-таки оказались в таком положении ?
Вот несколько, на мой взгляд, обязательных шагов, которые, помогут избежать этой печальной участи.

Шаг 1. «Постройте свои мозги».
Прежде всего наведите порядок в своем представлении об автоматизации вообще и вашего бизнеса в частности. Любое программное обеспечение не волшебная палочка-выручалочка, а всего лишь инструмент, который работает только в умелых руках. Покупая молоток, вы же не надеетесь, что он сам будет забивать гвозди ? Поэтому настройте себя на серьезную и постоянную работу по освоению купленного софта. Подготовьте себя к мысли, что использование софта потребует от вас затрат, как моральных, так и материальных. Программное обеспечение в плане затрат ничем не отличается от любого инструмента, механизма. В нем постоянно надо менять какие-то модули, добавлять новые функции – и понятно, что это стоит времени и денег.

Шаг 2. «Постройте мозги персоналу»
Наведя порядок у себя – помогите сделать это своим подчиненным и коллегам. Сделайте их своими союзниками и единомышленниками. Понятно, что не все воспримут идею новой жизни с энтузиазмом, скорее наоборот. Большинтсво найдет миллион причин, по которым покупку и внедрение софта надо отложить хотя бы на полгода. «Сейчас высокий сезон и нет времени на освоение, итак ничего не успеваем», «сейчас нам нужно проплатить партнерам, а вот через месяц…», «нам бы лучше освоить новое направление, вот куда надо бросить все усилия» - все эти песни я слышал не раз. Не надо спорить и доказывать свою правоту всем. Выберите два-три ключевых сотрудника, которые видят чуть дальше чем на шаг вперед. Вот ваша команда.
Шаг 3. Специальный человек.
Этот шаг, один из самых важных и ключевых. Для быстрого, успешного и эффективного внедрения вам нужен специально выделенный для этого сотрудник. У него не должно быть никаких других обязанностей, кроме как денно и нощно работать над внедрением софта. Это не должен быть системный администратор, это должен быть человек, прежде всего разбирающийся в туризме вообще, и в туристическом бизнесе вашей компании в частности. Я еще не встречал ни одного руководителя туристической компании, который бы полностью согласился с этим шагом. Как правило, существует две позиции: Первая – так это что, мне еще и нового человека нанимать под программу ? Ничего себе снижение затрат. Эту позицию я даже не буду обсуждать, ибо это точка зрения недалекого человека, которому никакая автоматизация не поможет. Вторая позиция (наиболее типичная) – да, поставим ответственным нашего мальчика, который за компьютеры отвечает, он у нас в компьютерах хорошо разбирается, значит и программу тоже освоит. Эта позиция содержит сразу несколько ошибок. Во-первых, если человек хорошо разбирается в железе, совсем не факт, что он хорошо разбирается в программах. Это все равно, чтомашинист поезда и машинист эксковатора. Названия вроде одинаковые, да суть разная. Во-вторых, у мальчика итак работы по горло – он занят вашим железом полный рабочий день. Это означает, что он просто физически не сможет, даже если сильно захочет, тащить две функции. Какую-либо из них, а то и обе, он обязательно завалит. И в-третьих, самое главная ошибка, мальчик знает компьютеры, но, как правило, совсем не знает не то что специфики туристического бизнеса, а порой не может отличить элотмент от комитмента. Т.е, вы хотите, чтобы он добился эффективной автоматизации бизнес-процессов, в которых абсолютно не понимает. Конечно, можно его сначала туризму обучить, через каких-нибудь пол-года, год, он уже сможет что-то делать. Но время его обучения – ваши утекающие в песок деньги !
Шаг 4. Постройте технологию работы. Не автоматизируйте хаос. Документация.
Если вы считаете, что, выполнив три предыдущих шага, в готовы к покупке программы, то сильно ошибаетесь. Прежде чем покупать, оглянитесь вокруг себя. Что вы собираетесь автоматизировать ? Хаос, царящий в ваших технологических процессах ? Каждый менеджер имеет свое единственно верное, как он считает, мнение по поводу, как готовить продукт к продаже, как считать прибыль, какие документы должны отсылаться пратнерам, какие документы должны отдаваться клиентам. Если вы, вместе со своей командой не пропишите единую для всех технологическую цепочку, в которую должны быть включены все бизнес-процессы, имеющие место в вашей компании, если вы не создадите набор нормативных документов, в которых эта цепочка должна быть отражена – не поможет вам никакая автоматизация. Или вндрение софта затянется на годы и не достигнет той точки, за которой начинается снижение затрат. И вот тут вопрос, а кто будет писать эти десятки инструкций, методик и приказов ? А ответ простой – смотри шаг 3. У нас же есть специальный человек, который понимает, что такое туризм, который знает специфику вашей деятельности и, которому все это вполне по силам. Конечно он не будет делать это один. Конечно эти документы должны быть плодом коллективного творчества и совместного обсуждения. Но вот всю черновую работу по вопложению ваших идей и решений должен делать этот наш специальный человек.
Шаг 5. Тестируйте софт, потом покупайте.
Вот только теперь вы готовы покупать софт. Тут уже легче. Ваш специальный человек делает предварительный просмотр программ. Тестирует демо-версии, убеждаясь, что покупаемое программмное обеспечение позволяет реализовать прописанную на предыдущем шаге технологическую цепочку. Понятно, что скорее всего, вы не найдете программу, которая бы позволила это сделать на сто процентов. И здесь, избави вас господь, принять решение – готового софта нет – будем писать свой. Такое решение имеет три очень больших минуса. Первый: реальный софт пишется минимум за два человека-года, а это примерно 30000-40000 условных едениц. Второй: вы теряете минимум год пока сможете приступить к внедрению. Третий и самый главный: вы не получите того, что хотите. Потому что вы не постановщик задач по автоматизации, вы руководитель туристической компании. Потому что вы не наймете серьезного и квалифицированного программиста (программистов), потому что такие ребята – профессионалы и работают соответственно в профессиональных софтверных компаниях. Потому что в одиночку работают сегодня гордые самоучки, освоившие в студенчестве какой-нибудь простенький инструментарий типа Access, и понятия не имеющие о современных средствах разработки и о современных методах работы в команде. Потому что для построение комплексной системы, автоматизирующей все процессы необходимо сегодня знание разных средств разработки. Все компании, которые пошли в силу тех или иных обстоятельств по пути создания собственного софта сегодня имеют большие проблемы (правда стараются об этом никому не говорить) с комплексной автоматизацией, и, самое главное, отстают в этом плане от компаний, сумевших хотя бы на 80% освоить купленный софт.
Избави вас господь, принять решение – дорабатывать софт под ваш технологический процесс. Минусы здесь следующие. Первый и самый главный – потеря темпа, потеря времени. На доработку софта потребуется не меньше нескольких месяцев (проектная документация, разработка, отладка ), и все это время вы будете жить по-старому. Второй – жизнь сегодня очень динамична, за время доработки, ваше представление о требующемся технологическом процессе изменится, следовательно вы опять приходите необходимости новых доработок – круг замкнулся. Третий минус (общий для обоих вариантов) – Внедрение софта само по себе не простой процесс. Беря на себя постановку задачи на доработку, вы увеличиваете количество проблем, которые приходится решать одновременно. Таким образом увеличивается риск, что вы выйдете за критическую отметку по количеству проблем и похороните весь проект. Ведь понятно, что человек способен решать лишь ограниченное количество проблем.
Не теряйте напрасно времени и сил. Подумайте что можно поменять в вашем технологическом процессе, чтобы уже сегодня максимально эффективно использовать софт. Возможно вам придется пойти на какие-то компромиссы, возможно вы оставите какие-то процессы за рамками автоматизации – это не страшно. Минусы такого решения полностью перекрываются плюсами быстрой автоматизации основной части бизнес-процессов. Поскольку еще на шаге 4 вы задокументировали все ваши процессы, теперь необходимо скорректировать документацию под принятые вами изменения. И опять  напоминаю, что у нас есть для этого специальный человек.
Шаг 6. Итерации. Внедряйте постепенно. Документация.
Итак, софт приобретен, настало время его практического применения. Не пытайтесь сделать это революционным способом, типа издания приказа №1 – «Все начинают работать в программе с понедельника». Процесс внедрения должен быть постепенным (не значит медленным) и итерационным. Выберите одно направление, одну группу, на которой обкатайте всю цепочку целиком. Понятно, что отвественным за этот этап снова должен быть наш специальный человек – назовем его технологом. Он должен «стоять за спиной» у менеджеров, на которых идет проверка жизнью ваших теоретических представлений. Обязательно будут проблемы. Обязательно придется что-то опять менять в выстраданной на предыдущих шагах технологии. Это не страшно. Главное – вы не стоите на месте, а двигаетесь вперед. После того как вся цепочка будет отлажена, весь процесс обязательно должен быть документирован в виде методик и должностных инструкций. И только после этого вы может внедрять софт на других участках.
Шаг 7. Контроль и отчетность. Постоянно улучшайте процесс.
Внедрение состоялось, весь офис стопроцентно работает по новой технологии. Казалось бы результат достигнут, можно успокоиться. Если вы так и поступите, то через год обнаружите, что эффективность использования софта сильно упала. Жизнь не стоит на месте. Все время происходят какие-то внешние и внутренние события, которые требуют корректировки вашей технологии работы. Поэтому необходимо постоянно выполнять следующие процедуры:
А) необходимо разработать перечень показателей, по которым вы будете отслеживать эффективность работы программы, например, количество заявок, обработанным одним менеджером, скорость прохождения заявки т.п.
Б) наш специальный человек должен регулярно отчитываться перед руководством по выбранным показателям.
В) руководство не должно самоустраняться от проблем автоматизации и регулярно проводить совещания с целью определения возможных путей улучшения и/или изменения существующей технологии.

В заключение хочу отметить, что я сознательно нигде не упоминал проблем, связанных с обучением персонала для работы в программе. Цель данной статьи лежит несколько в иной плоскости – обратить внимание руководителей на необходимость дополнительных затрат времени и ресурсов в процессе внедрения новых IT решений, на необходимость большой внутренней работы по анализу своих бизнес-процессов и построению на основе данного анализа своей технологии работы.



Copyright (c) Мегатек 1996–2017
Россия, 115201, Москва, Каширский пр-д, 23
Посмотреть схему проезда


Тел.: +7 (495) 228-32-84
E-mail: service@megatec.ru
Copyright (c) Мегатек 1996–2017
Россия, Санкт-Петербург, ул. Воронежская, д. 5, БЦ «Призма-Центр», оф. 152-153
Посмотреть схему проезда


Тел.: +7 (812) 965-06-31
E-mail: spb@megatec.ru
Copyright (c) Мегатек 1996–2017
Украина, Киев, ул. Предславинская, 11, оф. 403 (ст. м. Олимпийская)
Посмотреть схему проезда


Тел. +38 (044) 490-10-82
E-mail: kiev@megatec.ru

Программы для туризма

Компания «Мегатек» – специальные программы для туризма.

Яндекс.Метрика