«Сколько вешать в граммах?». Попытка количественной оценки эффективности автоматизации.


НАШИ
ПРОДУКТЫ

Наш новый сайт

Мастер-Тур 15

Мастер-Тур 2009

Мастер-Web

Мастер-Interlook

Мастер-Interlook Web

Мастер-Центр оплат (для 1С)

Мастер-Финансы

УСЛУГИ

Абонентское обслуживание

Правила обращения

Обучение

Консалтинг

БАННЕРЫ










МЕГАТЕК - информационные технологии на главнуюпоискнаписать письмо
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТУРИЗМЕ
       О КОМПАНИИ       КЛИЕНТЫ       ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ       ЦЕНЫ       ПОДДЕРЖКА ВЕРСИЙ       НАШ БЛОГ      

  «Сколько вешать в граммах?». Попытка количественной оценки эффективности автоматизации.

Сегодня, в туризме уже не осталось человека, считающего возможным деятельность турфирмы без какой-либо автоматизации. Все, начиная от руководителя и заканчивая рядовыми сотрудниками, уверены, что для нормального функционирования компании необходимы какие-то программные продукты, облегчающие деятельность персонала. Пожалуй, основной вопрос сегодня – это степень и полнота автоматизации.

Типичным является мнение:

  • нам не нужна какая-то «сложная программа». Она не окупается. Это слишком дорого. Нам бы что попроще. Туриста оформить, документы ему выписать на компьютере
  • внедрить «сложную программу» практически невозможно. Вон соседи второй год бьются и ничего не получается. А те кому внедрение все-таки удалось (бог наверное помог) все равно на 100% не используют все возможности, заложенные в софте.

Поэтому, в данной статье я попытаюсь ответить на два вопроса:

1. Можно ли заработать на внедрении купленного специализированного туристического программного продукта ? И, самое главное, попытаюсь оценить это в цифрах.

2. Какие конкретные шаги необходимо предпринять, чтобы внедрение купленного софта прошло успешно и на длилось годами.

Сразу оговорюсь, что рассматривать буду только «сложный софт». Т.е. программный продукт, позволяющий осуществить комплексную автоматизацию – взаимосвязанную автоматизацию всех бизнес-процессов, происходящих в компании. Например «автоматизация», при которой ввод турпродукта в Базу данных для последующего оформления клиентов внутри офиса никак не связан вводом информации на сайт компании, комплексной автоматизацией считаться не может. Вряд ли, такая «автоматизация» будет экономически выгодна и эффективна.

Насколько прибылен ваш софт ?

Итак, давайте попробуем посчитать в денежках, что дает нам полноценное использование софта. Делая эти вычисления, я не претендую на истину в последней инстанции. Я лишь предлагаю некоторую методику, позволяющую оценить экономическую эффективность использования специализированного софта.

Начнем с самых простых вещей – экономии времени. На что может тратиться время сотрудников компании в процессе работы (эти работы не зависят от наличия или отсутствия софта). Перечислим основные функции, осуществляемые сотрудниками среднестатистической турфирмы, и оценим временные затараты, которые несет сотрудник на их выполнение в двух случаях: а) «вручную» (в MS Ofice) и б) при наличии специализированного софта. Те кому эти вычисления покажутся утомительными могут сразу пропустить пару страничек. Неленивым предлагаю подставить свои исходные цифры и провести эти вычисления самостоятельно.

1. Подготовка прайс-листа к сезону.

Исходные данные: допустим, что в компании ведется 5 направлений, одно направление – 50 отелей. Всего 250 отелей (цифры очень средние, читатель может подставить свои данные). Т.о. затраты на ввод данных при условии занятости одного сотрудника:

а) Данные вводятся в Exel, как правило в специализированные формы, сразу позволяющие обсчитывать тур.
ввод данных - 0.5 час на один отель. Итого 125 часов= 3 недели

б) Данные вводятся в исходном виде, как правило это цена за ночь, Требуется время на ввод цен по доп.услугам и расчет общей цены тура.
ввод данных - 0.5 час на один отель. Итого 125 часов= 3 недели

в) Обсчет прайса – 1 неделя

Вывод: при комплексной автоматизации на этом этапе мы проигрываем 1 неделю за сезон, 2 недели за год

2. Создание спец предложений (СПО).

Допустим, что за год работы по одному направлению делается 50 СПО. Всего 250 СПО. Арифметика здесь такая же как и для подготовки прайс-листа. Дополнительные затраты для обсчета СПО – 1 час на СПО. Всего за год 250 час = 31 дн.= 6 недель

При комплексной автоматизации проигрываем приблизительно 6 недель в год, на двух операциях (п.1.2) 8 недель

3. Вывешивание прайс-листа и СПО на сайт компании.

a) доведение информации до сотрудника, ответственного за вывешивании данных на сайт – 1 час, и на собственно вывешивание 1 направление – 4 часа день. 2,5 раб. дня на прайсы. За год 5 дн = 1 неделя. 1 час на каждое СПО: за год 250 час = 31 дн.= 6 недель. Всего 7 недель

б) пометка в программе обсчитанных прайсов для показа на сайте – 1 час. За год 2 часа. Пометка СПО в программе для показа на сайте – 0.2 часа. За год 50 час = 1.25 недел.

Т.о. при комплексной автомтизации мы выигрываем на этой операции 5.7 недели.

На трех операциях проигрываем на комплексной автоматизации 2.3 недели.

4. Оформление клиента.

Допустим что в месяц оформляется 500 заявок. В год 6000.

a) Ввод одной заявки 5 мин. Всего в год 30000 мин. = 500 час. = 62.5 дня = 12. недель

б) Ввод одной заявки 3 мин. Но надо учесть, что часть заявок оформляется через сайт, систему онлайн-бронирования. Допустим 10% заявок идет через сайт (хотя я знаю реальные компании, где это цифра доходит до 20%, и даже, 50%) 6000 заявок – 10% = 5400 заявок в год оформляется непосредственно сотрудниками. 5400 * 3 мин. = 16200 мин. = 270 час. = 33.75 дн. = 6.75 недель

Т.о. на этой операции при автоматизации выигрываем в год 5.25 недели. Общий итог 2.95 недели в год в пользу автоматизации.

5. Работа с партнерами по подтверждению заказа (отправка запросов и .т.п).

Считаем, что разницу во временных затратах составляет время подготовки запроса на один заезд. Всего 30 заездов в год.

а. время подготовки запроса: – 4 часа. 4 часа.*30 заездов в год = 120 час. = 15 дн = 3 недели в год

б. время подготовки запроса: – 0.5 часа. 0.5 часа.*30 заездов в год = 15 час. = 2 дн = 0.4 недели в год.

Т.о. на этой операции выигрыш при автоматизированном варианте составляет 2.6 нед. в год. Общий итог (пп.1-5): 5.55 недели в год

6. Общение с клиентом о состоянии его заказа.

Считаем, что разницу во временных затратах составляет время поиска заказа в хранилище данных. Понятно, что доступ к данным, хранящимся в специализированной базе данных, предназначенной для коллективного доступа будет быстрее.

а) время поиска заказа – 2 мин. 2 мин.*6000 заказов в год = 12000 мин = 200 час. = 25 дн = 5 недель в год

б) время поиска 0.5 мин. 0.5 мин * 6000 заказов в год = 3000 мин = 50 час = 6.25 дн = 1.25 недели в год.

Т.о. на этой операции выигрыш при автоматизированном варианте составляет 3.75 нед. в год. Общий итог (пп.1-6): 9.3 недели в год

7. Контроль оплаты заказа клиентом.

Время тратится на поиск заявки и выяснение с бухгалтерией факта оплаты.

а) время поиска заказа и согласования с бухгалтерией: 5 мин. на заказ. 5 * 6000 заказов в год = 30000 мин в год = 500 часов в год = 62.5 раб.дн. = 12.5 недель в год

б) время поиска заказа (согласования с бухгалтерией не надо): 0,5 мин. на заказ. 0.5 мин * 6000 заказов в год = 3000 мин = 50 час = 6.25 дн = 1.25 недели в год.

Т.о. на этой операции выигрыш при автоматизированном варианте составляет 11.25 нед. в год. Общий итог (пп.1-7): 20.55 недели в год

8. Выписка документов клиенту (путевка, счет, ваучер, …)

а) 0.5 час на все документы. 0.5 час*6000 заказов в год = 3000 час. = 375 дн = 75 недель

б) 0.1 час на все документы. 0.1* 6000 = 600 час = 75 дн = 15 нед.

Т.о. на этой операции выигрыш при автоматизированном варианте составляет 60 нед. в год. Общий итог (пп.1-8): 110.55 недели в год


Что такое ресурс в 110.55 недели в год? Это 2.12 человека-года. Это дополнительно два сотрудника.

Выводы: Даже эти очень приблизительные вычисления показывают, что вы при тех же затратах получаете дополнительный ресурс 2 человека в год. При среднемесячной зарплате сотрудника в 600$ экономия составит около 14400$ в год.

Конечно, взятые мной исходные данные могут быть оспорены. Никто не запрещает читателю подставить свои цифры. Но я возьму на себя смелость утверждать, что результат будет примерно такой же. Кроме этого хочу обратить внимание, что в приведенных вычислениях учтены лишь факторы, так сказать, первого порядка. Например здесь нет затрат времени на ведение справочной информации (описание турпродукта на сайте, ведение справочников клиентов, агентов, отелей и т.п.). Здесь никак не учтены затраты на сбор статистической и управленческой информации, а также ваши потери от ее отсутствия. А это означает, что цифра, приведенная выше – это лишь очевидный минимум.

Внедрение.

Перейдем теперь ко второму вопросу: какие конкретные шаги необходимо предпринять для того чтобы вы почувствовали реальный эффект от автоматизации ? Можно ли добиться 100% использования купленного софта ?. Почему в одних компаниях автоматизация проходит за месяцы, а в других и через несколько лет результат не виден ?

Тезис 1. Нет «плохих» софтов – есть «плохие» руководители. Если купленный вами софт успешно работает хотя бы в нескольких подобных вам компаниях – значит причины «невнедрения» надо искать среди вашего персонала всех уровней. Помните – сотрудник не заинтересован в усложнении своей работы, в более плотных методах контроля за ним – а ведь именно это и несет автоматизация.

Тезис 2. Внедрением софта нельзя заниматься по остаточному принципу. Типичный пример: поручим внедрение системному администратору. Раз программа компьютерная – значит и внедрять ее должен компьютерщик. При этом забываем, что у сисадмина полно других функциональных обязанностей, которые с него никто не снимал. Таким образом, получаем не 1 внедренца, а 0.1. Так он и внедрять будет в 10 раз медленнее. Я уже не говорю о качестве внедрения. Ведь почему-то никому не приходит в голову заставлять системного администратора внедрять 1С-бухгалтерию – он в ней ничего не понимает. Тогда откуда берется иллюзия, что компьютерщик разбирается в не менее сложной туристической предметной области ? Необходим специальный человек – технолог, который занимается только внедрением и поддержкой софта.

Тезис 3. Нужна технология использования софта. Мало изучить инструкцию пользователя по работе в купленном софте. Мало знать на какие кнопки надо нажимать в программе для осуществления каких-то функций. Необходима серьезная работа, причем не одного внедренца, а всего управленческого персонала для разработки технологии работы в программе. Можно привести аналогию с автомобилем: мало знать какие рычаги дергать и педали нажимать, чтобы автомобиль поехал – надо знать еще и правила дорожного движения. В нашем случае это означает, что топ-менеджемент турфирмы и должен разработать эти «правила движения».

Тезис 4. Что такое хорошо и что такое плохо. Что значит разработать технологию работы в программе ? Это означает что надо не просто проговорить эти правила и раздать определенные права доступа. Это означает прописывание на бумаге в виде технологической цепочки прохождения турпродукта и заказа на него. Это означает прописывание на бумаге всех ролей, которые будут играть ваши сотрудники. Это означает прописывание на бумаге в виде должностных инструкций, методик всех функциональных обязанностей вашего персонала. Это значит довести эти инструкции до каждого сотрудника, убедиться, что они поняты, и постоянно контролировать выполнение этих инструкций.

Вывод: Если хотите получить реальную отдачу от купленного продукта – не надейтесь на чудо. Выделите специального технолога, человека прежде всего туристического, досконально знающего специфику вашего турпродукта. Разработайте пакет документов для внутреннего использования – технологию работы в программе. Только при таком серьезном отношении можно рассчитывать на успех.

Александр Галиновский, генеральный директор компании "Мегатек".



Copyright (c) Мегатек 1996–2017
Россия, 115201, Москва, Каширский пр-д, 23
Посмотреть схему проезда


Тел.: +7 (495) 228-32-84
E-mail: service@megatec.ru
Copyright (c) Мегатек 1996–2017
Россия, Санкт-Петербург, ул. Воронежская, д. 5, БЦ «Призма-Центр», оф. 152-153
Посмотреть схему проезда


Тел.: +7 (812) 965-06-31
E-mail: spb@megatec.ru
Copyright (c) Мегатек 1996–2017
Украина, Киев, ул. Предславинская, 11, оф. 403 (ст. м. Олимпийская)
Посмотреть схему проезда


Тел. +38 (044) 490-10-82
E-mail: kiev@megatec.ru

Программы для туризма

Компания «Мегатек» – специальные программы для туризма.

Яндекс.Метрика